Digitalisering

Vijf manieren om minder papier te verspillen op kantoor

In een paperless office wordt zo min mogelijk papier verbruikt. En dat is niet alleen goed voor het milieu, het levert je ook een opgeruimd bureau en beter overzicht in je werk op.

In Nederland zijn we steeds bewuster met het milieu bezig. Er wordt minder vlees gegeten en tweedehands kleding kopen wordt steeds normaler. Toch wordt er elk jaar 195 kilo per persoon aan papier verbruikt, met name in het bedrijfsleven. In veel kantoren worden e-mails bijvoorbeeld nog regelmatig uitgeprint en worden aantekeningen op losse vellen papier geschreven.

Helemaal papiervrij is lastig, maar met deze 5 simpele stappen is je eigen paperless office al een heel stuk dichterbij
Tweet
Twitter
Een zogenaamd ‘paperless office‘ is iets waar we al naar verlangen sinds de computer op de markt kwam. Maar het blijkt in de praktijk vaak lastig te zijn om hier helemaal op over te stappen. Volledig papierloos gaan kan bijna niet. Vaak spelen de kosten voor automatisering van bepaalde processen hierbij een rol. Daarnaast zijn bedrijven vaak juridisch verplicht om contracten in papieren vorm te ondertekenen en te archiveren.

Bomen kappen

Maar wanneer je beseft hoeveel bomen jaarlijks gekapt moeten worden voor ons printpapier, is dit toch een (her)overweging waard. Door het kappen van bomen daalt namelijk het CO2-niveau in onze atmosfeer. Dat is niet alleen slecht voor de planeet, maar ook voor onze eigen gezondheid en welzijn. Daarnaast neemt al dat papier ook de nodige ruimte in beslag. En dat terwijl je tegenwoordig je hele kantoor in je binnenzak kunt dragen. Minder papier houdt je bureau ook lekker opgeruimd.

Al met al genoeg redenen om eens na te gaan of je zelf wellicht wat minder papier op de werkvloer kunt verbruiken. We helpen je vast een handje op weg met deze vijf manieren op weg naar een ‘paperless office’:

1. Maak slim gebruik van je smartphone en (cloud)apps

We kunnen niet meer zonder, maar lijken soms wel te vergeten hoeveel functies je smartphone ook alweer bezit. Een notitie app bijvoorbeeld is standaard aanwezig op elke smartphone. Zit je in een meeting zonder een laptop en wil je toch wat aantekeningen maken? Doe dit in je smartphone. Op die manier hoeft het later ook niet meer uitgetypt te worden. En dat kan flink wat tijd schelen.

Er zijn natuurlijk ook talloze handige apps om een duidelijk overzicht van al je notities te creëren. Zo kun je natuurlijk de standaard notitie app van je smartphone gebruiken. Volgen er actiepunten uit je meeting? Verzamel deze dan in je favoriete to-do lijst app of een app als Trello. En met de app Evernote kun je op een simpele manier al je notities terugvinden en ordenen. Daarnaast staat de app in verbinding met je smartphone, tablet en laptop, zodat je ze daar ook kunt lezen en aanvullen.

2. Gebruik een notitieboek of stylus pen

Kun je echt niet zonder een ouderwetse pen en papier om notulen te maken? Maak dan gebruik van een (herbruikbaar) notitieboek. Een mooi notitieboek kun je nadat deze vol is bijvoorbeeld bewaren voor later. Maar er bestaan ook verschillende herbruikbare notitieboekjes die als een kleine whiteboard gebruikt kunnen worden. Je kunt deze oneindig gebruiken om notities bij te houden. Dankzij een speciale app, kun je je notities ook fotograferen en direct digitaliseren. Als het boekje vol zit, wis je de notities gewoon weer. Op die manier wordt er dus geen papier meer verspild.

Voor mensen die tijdens een vergadering graag met een pen notities maken, is een tablet met stylus pen overigens ook een prima alternatief. Zo kun je toch uit de losse pols krabbelen of tekeningen maken, zonder dat je papier verspilt. Groot voordeel is ook dat je notities na afloop direct digitaal zijn, en omgezet kunnen worden naar tekst. Overigens zijn er ook diverse smartphones met stylus pen op de markt, zoals de Samsung Note9 met S-Pen.

3. Gebruik een digitale agenda

De agenda op je smartphone synct automatisch met je laptop of tablet
Tweet
Twitter
Een agenda die je vrijwel nooit kúnt vergeten en eigenlijk altijd bij de hand hebt, is natuurlijk de agenda op je smartphone. Ook hierbij kun je de standaardagenda in je telefoon gebruiken, die vaak via de cloud automatisch synchroniseert met je laptop of tablet. Maar dat is niet het enige voordeel, want via de app zie je ook in een duidelijk overzicht hoe de week van je collega’s eruitziet. Zo kun je gemakkelijk afspraken met elkaar maken zonder over en weer te moeten mailen.

Wist je dat je trouwens ook agenda’s van bepaalde (cloud) apps kunt inladen in je eigen agenda? Maak je bijvoorbeeld gebruik van Trello om samen met je collega’s aan een project te werken, dan kun je onder andere de deadlines van verschillende deliverables exporteren als iCal-bestand. Deze kun je daarna importeren in de agenda die je zelf gebruikt. Zo wordt samenwerken in de cloud nog makkelijker en overzichtelijker.

4. Print dubbelzijdig

In vrijwel elk kantoor wordt dagelijks nog een hoop uitgeprint. Denk aan e-mails, notulen of briefings voor collega’s. Vraag je op de eerste plaats af of dit strikt noodzakelijk is. Je kunt bijvoorbeeld ook gewoon je laptop openklappen tijdens een meeting of in de trein.

Ontkom je er niet aan om een document van meerdere pagina’s te printen, doe dit dan in elk geval op een slimme manier: print zoveel mogelijk dubbelzijdig. Vaak kun je dit in het venster ‘Afdrukken’ zelf aangeven. Je kunt ook aan je systeembeheerder vragen om de printeropties voor al je collega’s automatisch in te stellen op dubbelzijdig afdrukken. Zo draagt gelijk iedereen zijn steentje bij aan minder papierverspilling en rommel op kantoor.

5. Maak gebruik van gerecycled papier

Neem de tijd om collega's uit te leggen hoe ze met behulp van hun smartphone ook paperless kunnen werken
Tweet
Twitter
Helemaal papierloos is voor veel bedrijven (nog) geen haalbare kaart. Maar met bovenstaande tips kun je wel een grote verandering teweegbrengen. Motiveer je collega’s en zakenrelaties om mee te doen. En als iemand niet begrijpt hoe een heel handige papierbesparende app werkt, neem dan de tijd dit uit te leggen.

Een laatste suggestie is de overstap op gerecycled papier (check de verpakking op het FSC label), welke je zelf natuurlijk ook weer recyclet. Plaats aparte afvalbakken voor papier, en kies voor 80g/m2 papier in plaats van 100g/m2. Alleen al daarmee bespaar je 20% op je papierverbruik.

En vergeet niet: be green, keep it on your screen.

Foto: Shutterstock

T-mobile
FOUNDERS
Vijf manieren om minder papier te verspillen op kantoor